Gestion plus intelligente des effectifs grâce aux prévisions chez un assureur santé
Contexte et objectifs
Un acteur majeur de l'assurance maladie a été confronté à une augmentation considérable des demandes de back-office. Ces demandes étaient fastidieuses et chronophages, et nécessitaient un traitement manuel lourd. Les inefficacités qui en résultaient avaient des répercussions importantes sur la qualité du service mais aussi sur le bien-être des employés.
L'équipe d'Agilytic a donc été chargée de trouver des moyens de rendre l'ensemble du processus plus efficace.
Approche
Nous avons commencé par cartographier les conditions de travail d'une équipe : nous avons cartographié la charge et les sources des tâches, ainsi que ses contraintes de gestion, telles que la disponibilité des employés, les niveaux de compétence ou le type de missions. Cela a servi de base à un pilote qui nous a permis d'itérer rapidement sur les fonctionnalités cruciales pour maximiser la productivité tout en adaptant la distribution du travail quotidien aux circonstances.
Nous avons ensuite fait évoluer l'outil en y ajoutant progressivement d'autres équipes. Cela nous a permis d'affiner sa logique de base, en l'adaptant progressivement aux contraintes de l'ensemble du département.
Enfin, pour anticiper d'éventuelles lacunes, nous mettons en place des analyses automatiques qui fournissent au client des prévisions détaillées sur le volume de travail et des alertes sur les compétences ou la main-d'œuvre manquantes.
Résultats
En moins de 10 semaines, nous avons livré à notre client un outil entièrement fonctionnel qui a jeté les bases d'une gestion efficace des effectifs à long terme :
Réduction drastique des tâches répétitives de planification et de back-office, d'une valeur d'au moins 2 équivalents temps plein (environ 15 % d'amélioration de l'efficacité).
Augmentation de la satisfaction professionnelle globale au sein de l'équipe de back-office de plus de 400 personnes en raison d'une meilleure adéquation entre les compétences et la charge de travail, d'une amélioration de la qualité et d'une plus grande capacité à atteindre les objectifs.
Capacité à mieux estimer les besoins futurs en matière de recrutement et de formation
