Gestion accélérée des projets grâce à l'automatisation dans les services publics

Contexte et objectifs

Un bureau du gouvernement belge supervise de nombreux projets complexes. Le suivi de ces projets nécessite l'envoi, la mise à jour et la consolidation de plusieurs fichiers Excel pour récupérer les informations en retour.

Ce travail fastidieux nécessite des contacts réguliers avec les parties prenantes telles que le Secrétariat général, les administrations générales et les représentants du gouvernement afin de demander et d'envoyer des informations consolidées.

Ils ont demandé Agilytic pour démontrer que nous pourrions automatiser cette tâche pour rendre l’exécution du projet plus efficace.

Approche

Nous avons commencé par un atelier d'analyse des activités avec les parties prenantes afin de comprendre leurs besoins.

Ensuite, nous avons effectué une analyse de marché des outils sans code et à faible code disponibles pour faciliter la collecte de données pour le client. L'objectif était de tirer le meilleur parti des solutions existantes et d'éviter de demander à une tierce partie si le client avait besoin d'une mise à jour mineure.

Nous avons ensuite procédé à un développement agile du flux de données avec Power Apps pour la collecte des données, TIMi pour l'ETL, Zenkit pour le référentiel de données et Power BI pour le reporting. Nous nous sommes réunis chaque semaine avec le responsable de la gestion du projet pour évaluer l'avancement du développement du flux de données et définir les prochaines priorités.

Enfin, nous avons rédigé des recommandations pour le développement d'un flux de données en production. Sur la base de l'étude de marché, de l'expérience acquise avec les différents outils utilisés et des exigences de l'entreprise, nous avons conseillé au client une infrastructure adaptée.

Le principal produit livrable était la présentation PowerPoint des recommandations et de l'infrastructure proposée. Nous avons remis des livrables supplémentaires sous la forme de :

• scripts TIMi pour interroger Zenkit, effectuer l'ETL et créer des fichiers de données pour alimenter Power Apps

• Applications de puissance

• Power BI

• Lignes directrices de Microsoft en matière de licences pour Power Automate et Power Apps

Résultats

Le projet de démonstration de la valeur a confirmé les avantages significatifs que l'on peut en tirer :

• Une gestion de projet plus efficace

• Une communication plus claire et plus rapide entre les parties prenantes

• Des outils de contrôle plus fiables